Facturen komen als bijlage, als link of als platte mail binnen en verdwijnen tussen de rest. Een AI-gedreven scanner haalt ze eruit, leest ze uit en zet ze in de boekhouding. De mail wordt pas gearchiveerd als de boekhouding het document toont.
De ondernemer wilde een lege mailbox zonder dat er ooit een factuur zoekraakt. Maar facturen komen in alle vormen: als PDF-bijlage, als gescand document zonder tekst, als link naar een portaal of als tekst in de mail zelf. Handmatig uitzoeken kostte tijd en er glipte weleens iets door.
Wat er knelde
Facturen in verschillende vormen en van wisselende afzenders
Gescande PDF's zonder leesbare tekst
Facturen tussen gewone mail en nieuwsbrieven
Geen zekerheid dat alles in de boekhouding stond
Oplossing
Hoe het werkt
01
Scannen van de inbox
Een scanner leest de Gmail-inbox en beoordeelt per mail of het een factuur is: als bijlage, als mailnotificatie of doorgestuurd.
02
Uitlezen met OCR waar nodig
Heeft een PDF geen tekstlaag, dan leest OCR het document. Limieten voorkomen dat te grote bestanden het proces vertragen.
03
Afzenders koppelen aan regels
Bekende afzenders volgen een regel. Onbekende afzenders worden een voorstel, nooit automatisch een regel.
04
Naar de boekhouding
De factuur gaat naar Moneybird. De mail wordt pas gearchiveerd als Moneybird een bijpassend document toont; blijft dat uit, dan volgt een melding.
05
Uitzonderingen als aandachtslijst
Wat niet zeker is, komt in een lijst met meldingen en knoppen: Verwerk, Altijd zo of Negeer.
06
Elke wijziging eerst getoetst
Voor elke aanpassing draait een controle op de echte mailhistorie, zonder iets te wijzigen. Zo zie je vooraf of het beter wordt.
Resultaten
Wat er gemeten is
88%
facturen herkend
tegen een basislijn van 73,6%, op ~1.028 echte facturen
174/176
bedragen correct
getoetst op 207 echte facturen
11 → 2
onleesbare PDF's
na het toevoegen van OCR
8
fouten vooraf gevonden
door een kritische review voor livegang, waarvan 1 kritiek
De herkenningsgraad meet welk deel van de handmatig verwerkte facturen het systeem als factuur herkent. Het is geen percentage dat volledig zonder mens verloopt: twijfelgevallen gaan bewust naar de aandachtslijst.
Vangrails
Veilig by design.
De controles zitten in het ontwerp. Zo kan het systeem zelfstandig werken zonder dat je de regie verliest.
Archiveren pas na bevestiging door de boekhouding
Onbekende afzenders worden een voorstel, geen regel
Melding als een document niet binnen het wachtvenster verschijnt
Elke wijziging eerst getoetst op de echte mailhistorie, alleen lezend
Deze case draait op Gmail. Het principe werkt ook met andere mailomgevingen die een veilige koppeling bieden. In de quickscan kijken we wat bij jou past.
Wat als een factuur niet wordt herkend?
Daarom meten we de herkenning op echte mail en houden we een aandachtslijst bij. Wat niet zeker is, komt bij een mens terecht in plaats van te verdwijnen.
Kan ik zien wat er met mijn mail gebeurt?
Ja. Elke stap wordt gelogd en uitzonderingen komen in een overzicht met meldingen. Lees ook hoe de boekhouding zelf is geautomatiseerd.
In een gesprek van 45 minuten brengen we samen in kaart welke taken je kunt automatiseren, wat het oplevert en waar je beter niet aan begint. Vrijblijvend, en je houdt de uitkomst.
