Boekhouding op de automatische piloot, met de hand aan de rem.
Een mkb-bedrijf kreeg dagelijks facturen per mail die met de hand naar de boekhouding moesten. Nu herkent, controleert en boekt een systeem ze zelf, binnen grenzen die de ondernemer bepaalt.
Facturen kwamen binnen als bijlage, als link of als platte mail. Elke factuur moest worden geopend, overgetypt of doorgestuurd naar de boekhouding, en daarna betaald. Dat kostte tijd, en betalen met het juiste IBAN en bedrag bleek foutgevoelig. Ook was niet altijd duidelijk of een factuur via incasso liep of handmatig betaald moest worden.
Wat er knelde
Facturen in verschillende vormen, verspreid over de mailbox
Handmatig overtypen en doorsturen naar de boekhouding
Risico op betalen naar een verkeerd IBAN of bedrag
Geen overzicht van wat al geboekt en betaald was
Oplossing
Hoe het werkt
01
De mailbox wordt continu gevolgd
Elke nieuwe mail wordt beoordeeld: is dit een factuur? Ook gescande PDF's zonder tekstlaag worden met OCR gelezen.
02
Regels per afzender
Bekende afzenders volgen vaste regels. Nieuwe afzenders worden een voorstel; het systeem maakt nooit zelf een regel.
03
Vangrails voor het automatische pad
Een bedragplafond, een dagelijks maximum, een noodrem bij afwijkingen, een controle op gewijzigde IBAN's en een extra check bij de eerste factuur van een leverancier.
04
Vier standen, stap voor stap
Uit, schaduw (alleen meekijken), begeleid en volledig. Een hogere stand pas na een foutloze meetperiode, en bij herhaalde fouten schakelt het systeem zelf terug.
05
De boekhouding als tweede controle
Een bankcheck meldt "mogelijk al betaald" en elke maand vergelijkt een reconciliatie wat er verstuurd is met wat Moneybird heeft geboekt.
06
Meldingen met knoppen
De ondernemer krijgt meldingen met de keuze Verwerk, Altijd zo of Negeer, plus een dagelijks overzicht en een logboek. Het systeem betaalt nooit zelf.
Resultaten
Wat er gemeten is
2.608
mails gelezen
eerste archiefrun, alleen lezen
345
afzenders herkend
uit dezelfde run
121
IBAN's geleerd
als kennisbank voor betaalcontrole
~1.028
echte facturen als meetset
om elke wijziging vooraf op te toetsen
De eerste run las alleen en wijzigde niets. Uit het archief kwamen ongeveer 60 regelvoorstellen, die de ondernemer zelf heeft beoordeeld.
Vangrails
Veilig by design.
De controles zitten in het ontwerp. Zo kan het systeem zelfstandig werken zonder dat je de regie verliest.
Dagelijks maximum en bedragplafond op het automatische pad
Noodrem bij afwijkende patronen
Controle op gewijzigde IBAN's en op de eerste factuur van een leverancier
In deze case wel, omdat de ondernemer met Moneybird werkt. De aanpak werkt ook met andere pakketten die een koppeling bieden. In de quickscan kijken we naar jouw situatie.
Betaalt het systeem facturen zelf?
Nee. Het systeem herkent, controleert en boekt, maar betalen blijft een bewuste handeling van een mens. Dat is een ontwerpkeuze, geen beperking.
Wat gebeurt er bij een onbekende leverancier?
Die factuur gaat niet automatisch door. De eerste factuur van een nieuwe leverancier krijgt altijd een extra controle, en het systeem stelt een regel voor die de ondernemer kan goedkeuren.
In een gesprek van 45 minuten brengen we samen in kaart welke taken je kunt automatiseren, wat het oplevert en waar je beter niet aan begint. Vrijblijvend, en je houdt de uitkomst.
